Bij vorderingen op particuliere debiteuren (B2C) geldt een extra wettelijke waarborg voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht: de zogeheten 14-dagenbrief.

Wat houdt deze verplichting in?

Voordat u incassokosten mag berekenen bij een particuliere debiteur, moet u deze eerst schriftelijk in gebreke stellen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen. In deze brief moet ook exact worden vermeld welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt, mocht binnen die termijn niet worden betaald.

Waarom is dit zo streng geregeld?

Deze regel is onderdeel van de Wet Incassokosten en bedoeld om consumenten te beschermen tegen onverwachte of onduidelijke kosten. De wetgever wil dat een particuliere debiteur altijd een laatste, heldere kans krijgt om te betalen vóórdat er extra kosten bijkomen.

Wat gebeurt er als deze brief ontbreekt of niet klopt?

Dan vervalt uw recht om incassokosten in rekening te brengen bij deze specifieke debiteur — ook als de onderliggende vordering verder volledig terecht is. Een zorgvuldig opgestelde 14-dagenbrief is dus geen formaliteit, maar een noodzakelijke stap.

Geldt dit ook bij zakelijke debiteuren?

Nee. Bij vorderingen tussen bedrijven (B2B) is deze verplichte brief niet wettelijk vereist. Een heldere aanmaning blijft echter ook hier altijd verstandig, al was het maar om onnodige discussie achteraf te voorkomen.