Niet elke openstaande factuur hoeft direct naar een incassobureau. Soms is een late betaling eenvoudig te verklaren, en kunt u zelf al veel bereiken voordat verdere stappen nodig zijn. Een aantal praktische tips.

Stuur eerst een duidelijke herinnering

Houd deze kort en zakelijk: vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en een concrete nieuwe betaaltermijn. Voorkom een verwijtende toon — vaak is een late betaling geen kwade wil, maar simpelweg iets over het hoofd gezien.

Bel voordat u aanmaant

Een telefoontje werkt vaak sneller en persoonlijker dan een brief. Misschien is de factuur niet aangekomen, zit er een interne fout in de administratie van uw debiteur, of is er een andere simpele verklaring. Dit soort situaties zijn vaak binnen één gesprek opgelost.

Leg gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast

Biedt u uw debiteur een betalingsregeling aan, bevestig dit dan per e-mail of brief — inclusief de afgesproken bedragen en data. Dit voorkomt discussie achteraf en is bovendien waardevol bewijs, mocht een vordering later alsnog uit handen moeten worden gegeven.

Wacht niet te lang

Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner over het algemeen de kans op volledige betaling — de financiële situatie van uw debiteur kan intussen veranderen. Komt u er zelf niet uit, of blijft betaling structureel uit? Dan nemen wij het traject graag volledig van u over.